Pour des raisons de confort, de nombre de couchages et d'assurance, il n'est normalement pas permis de dépasser la capacité totale du logement. Cette règle s'applique à l'ensemble des locations de vacances proposées sur Sun Location, quel que soit le type d'hébergement réservé.
La capacité maximale indiquée sur chaque annonce correspond au nombre de couchages réellement disponibles dans le logement, mais aussi aux garanties d'assurance souscrites par l'agence gestionnaire du bien. Dépasser ce nombre pourrait non seulement nuire au confort de l'ensemble des occupants, mais aussi remettre en cause la couverture d'assurance du logement en cas d'incident, ce qui explique pourquoi cette règle est appliquée de manière stricte par la grande majorité des agences partenaires.
Un enfant en bas âge, généralement en dessous de 3 ans, est habituellement toléré par les agences partenaires en plus de la capacité maximale indiquée, notamment lorsqu'il dort dans un lit bébé fourni sur place ou apporté par la famille. Cette tolérance reste toutefois à l'appréciation de chaque agence et doit idéalement être confirmée avant la réservation, en particulier si un lit bébé est nécessaire.
Le descriptif fourni indique le nombre maximum de personnes pour une réservation de logement de manière générale. Une autorisation d'une personne supplémentaire et/ou d'un lit supplémentaire peut cependant être introduite auprès du responsable pour certaines locations. Dans une telle éventualité, il est possible que des frais additionnels soient appliqués en fonction de la situation, notamment pour couvrir le coût d'un couchage d'appoint ou d'un équipement complémentaire.
Toute demande visant à dépasser la capacité indiquée sur l'annonce doit être adressée directement à l'agence gestionnaire du logement, avant la validation de la réservation, en utilisant les coordonnées disponibles sur la fiche descriptive ou dans l'email de confirmation. L'agence pourra alors indiquer si une telle demande est envisageable pour le logement concerné, et préciser les éventuelles conditions et frais associés.
Si un groupe décide de dépasser la capacité totale du logement sans autorisation préalable, il en prend l'entière responsabilité. La personne présente sur place, qu'il s'agisse du propriétaire ou d'un agent d'accueil, est en droit de refuser l'accès au logement à l'ensemble du groupe si le nombre d'occupants constaté dépasse la capacité annoncée. Il est donc fortement recommandé de clarifier ce point avec l'agence gestionnaire avant le départ, afin d'éviter toute difficulté à l'arrivée sur place.
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